6 passos para uma comunicação escolar eficiente

Manter uma comunicação eficiente e estratégica nas instituições de ensino sempre foi um dos grandes desafios da gestão escolar, ainda mais após o cenário da pandemia da Covid-19.

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Bate-papo na secretaria, reuniões presenciais, eventos e comunicados no mural precisaram ser substituídos por formatos digitais que mantivessem os laços com as famílias, deixando a comunidade mais engajada e alinhada aos objetivos da IE.

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Diante de toda a adaptação necessária, os gestores escolares sentiram a necessidade de ter mais tempo disponível e um planejamento consistente para gerenciar todos os conteúdo e direcioná-los aos receptores da melhor maneira possível.

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Uma comunicação bem estruturada é um pilar importantíssimo para uma gestão escolar de sucesso. É por meio dela que se constrói um relacionamento forte e atrai novos alunos e colaboradores, auxiliando ainda na redução do nível de evasão escolar e até mesmo da inadimplência.

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Preparamos este artigo com 6 passos que você pode implementar para ter um contato eficaz em sua escola, dialogando de forma mais assertiva com alunos, famílias, professores e demais colaboradores.

Por que investir na comunicação escolar?

São inúmeros os benefícios de investir em um planejamento estratégico para realizar uma comunicação eficiente. Além de manter o corpo docente motivado, quando assertivo, o contato aproxima a comunidade escolar da sua IE.

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Todos sentem-se engajados e satisfeitos, fortalecendo laços e possibilitando que sua IE tenha mais chances de ser indicada para outras famílias e estudantes. Tudo isso impacta diretamente na captação de alunos, bem como na retenção.

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Vale destacar também que, uma comunicação clara e estratégica, reduz as chances de ruídos, fator que pode interferir no desenvolvimento e resultados da instituição de ensino. A comunicação é uma poderosa ferramenta para uma boa gestão escolar!

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Passo 1: Elabore um planejamento

Para iniciar, é necessário identificar o que a sua escola quer e deve informar. Você pode fazer uma lista com todos os conteúdos, seguem alguns exemplos abaixo:

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• Documentação necessária

• Dados sobre a situação financeira

• Informativos sobre o calendário pedagógico

• Informações sobre matrículas e rematrículas

• Pagamento de salários para os colaboradores

• Comunicados institucionais sobre a escola e seu funcionamento

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Com essa parte mapeada, crie um calendário para determinar a sazonalidade e o formato, bem como o público-alvo de cada comunicação. Assim, é possível construir um relacionamento mais assertivo, frequente e consistente com todas as suas prioridades, tendo também uma visão mais clara e ampla de o quê, quando e para quem está sendo comunicado.

Passo 2: Entenda e conecte-se à realidade dos seus alunos

Depois de definir o calendário de comunicados e a sazonalidade de envios, é essencial que você compreenda o comportamento e a maneira mais eficiente de se comunicar com os alunos.

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Atualmente, as crianças e os adolescentes sentem-se impactados e influenciados por conteúdos dinâmicos e que prendam a atenção. Pense em formatos criativos e interativos para mantê-los engajados.

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Dica: invista em vídeos breves para comunicar os assuntos mais importantes e, assim, fortalecer os laços e criar mais identidade com eles.

Passo 3: Comunique-se de forma clara

Este ponto é de extrema relevância. Ressaltamos isso, pois não é nem um pouco eficaz usar palavras e termos de difícil entendimento nos comunicados ou, ainda, ocultar dados que devem ser expostos a todos os envolvidos.

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Dessa maneira, evite usar palavras técnicas caso esteja falando com alunos e seus familiares. Deixe o calendário de provas e tarefas em um local de fácil acesso, como e-mail ou aplicativo de comunicação escolar, e os status sobre pagamentos de mensalidades também devem ser informados, bem como o expediente em datas comemorativas para toda a equipe da sua escola, entre outras situações do dia a dia.

Passo 4: Tenha um atendimento humanizado

As escolas que desejam se destacar frente à concorrência e ter uma boa gestão precisam se atentar a um atendimento humanizado e eficiente. Todos desejam ser tratados de forma especial e com educação, e não apenas como mais um número para o orçamento da instituição.

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Na gestão de recursos humanos, invista no treinamento e formação de uma equipe de atendimento empática, que esteja preparada para entender a realidade de cada família e aluno. Fortalecer a comunicação com as famílias é fundamental para retenção de alunos e um diferencial no mercado!

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‍Passo 5: Aposte em ferramentas tecnológicas

‍A tradicional agenda escolar física, anotações e circulares ainda é muito utilizada no ambiente escolar. Entretanto, trazer novas ferramentas pode ser uma forma de dinamizar esse diálogo, principalmente no cenário atual de aulas remotas e ensino híbrido.

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Sendo assim, você pode, por exemplo, enviar mensalmente um e-mail a todos os familiares com as novidades e principais notícias da sua IE. Outra possibilidade é contar com um aplicativo especializado para informar sobre o calendário de provas, atividades complementares, notas, reuniões, eventos e tudo mais.

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Os recursos tecnológicos e os sistemas de gestão permitem com que os responsáveis e estudantes tenham acesso de maneira simples ao que está acontecendo de mais importante na rotina escolar. Sua escola deve estar preparada para acompanhar o novo movimento do segmento de educação.

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‍Passo 6: Esteja atento às avaliações

A escuta ativa à opinião, positiva ou negativa, das famílias, responsáveis, alunos, professores e colaboradores sobre a comunicação da sua escola é muito importante!

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Em relação ao corpo docente e funcionários, abra um espaço para escutá-los, permita que todos participem dos debates e que sintam-se à vontade para propor melhorias, e até mesmo com críticas construídas.

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Para famílias e alunos, seria legal realizar pesquisas de satisfação e que possam ser aplicados de tempos em tempos, para tratar de variados fatores e setores dentro da escola.

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O isaac está aqui para te impulsionar nessa missão!

Com a rotina turbulenta e cheia de burocracias na gestão escolar e financeira, às vezes não paramos para analisar toda a importância de uma comunicação eficiente. Não é mesmo?

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Sabendo disso, esperamos que as dicas que apresentamos nesse artigo auxiliem o seu dia a dia, para que você consiga implementar uma comunicação mais estratégica e assertiva com a sua comunidade escolar.

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Conte sempre com o isaac para tornar a gestão da sua escola incrivelmente simples, colocando um ponto final na sua dor de cabeça e te deixando bem longe do estresse.