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O tempo do gestor escolar é finito e precioso. Por isso, saber usá-lo de forma produtiva e bem planejada é essencial para o sucesso escolar.
O dia a dia do gestor escolar não é fácil. Muitas vezes, surge a impressão de que as horas do dia não são suficientes para executar todas as atividades com a qualidade necessária. Pensando nisso, a gestão do tempo é uma habilidade indispensável para educadores. Dessa forma, você vai conseguir cumprir as necessidades da instituição de ensino e ganhar mais satisfação na vida pessoal.
Mas por onde começar? Separamos 4 exemplos eficazes baseados em métodos de gestão do tempo, organização, foco e produtividade. Vamos lá!
Esse método foi desenvolvido pelo psicólogo americano David Allen, com o objetivo de facilitar a gestão de tarefas, promover a eficiência e diminuir o estresse do dia a dia. A sigla é usada para o termo em inglês “get things done” que, em português, significa “fazer as coisas”.
O método funciona através de 5 passos, sendo eles:
Comece anotando tudo o que precisará ser feito ao longo do dia. Para isso, use post-its ou o celular por meio de fotos, vídeos ou lembretes na agenda.
Seja em formato digital ou físico, o importante é escolher uma forma consistente de fazer esses registros com frequência. Você pode, por exemplo, ter um quadro de lembretes diários ou uma agenda digital que envia notificações.
Nessa etapa, você deve olhar para tudo o que está na lista de tarefas e determinar uma ação para cada, se houver. Para isso, separe cada item respondendo às seguintes perguntas:
Se, por acaso, nenhuma ação for necessária, escolha uma opção:
Assim, fica mais fácil determinar qual será o próximo a ser executado.
Em seguida, organize as tarefas em listas, de acordo com a ação e prioridade de cada uma delas, como no exemplo abaixo:
Reveja todos os itens das listas para garantir o controle das tarefas e focar no que é mais importante. Esse é um passo essencial para garantir a produtividade.
Essa organização ajuda a enxergar as responsabilidades de forma mais ampla e também o andamento geral dos dias e semanas. Afinal, se as tarefas não são conferidas e atualizadas, o método todo perde o sentido. Portanto, o ideal é checar as suas listas diariamente.
O método GTD também sugere que, ao final da semana, seja feita uma revisão de todas as tarefas. Esse é o momento de colocar no papel as ideias que surgiram ao longo dos dias.
Bom, nessa etapa a ideia é decidir qual tarefa realizar primeiro. Nesse método, existem quatro critérios que te ajudam a tomar a decisão certa:
Como você já tem uma visão geral do seu escopo de tarefas, fica mais fácil tomar essa decisão com clareza, se baseando nestes critérios.
Portanto, agora, é só colocar o método GTD em ação e testar como ele pode te auxiliar na gestão do seu tempo na escola.
Em um mundo em que é preciso fazer “de tudo um pouco”, o britânico Greg McKeown, autor do livro “Essencialismo: a disciplinada busca por menos”, propõe uma visão mais minimalista para o trabalho, com o sucesso sendo alcançado através do foco em um objetivo em específico.
“O essencialismo não é sobre fazer mais coisas, e sim sobre fazer as coisas certas.”
Greg McKeown
A gente não pode dizer que o essencialismo é de fato uma metodologia de gestão de tempo, mas a sua filosofia de “menos é mais”, quando aplicada à rotina de trabalho, e da escola, pode trazer muitos benefícios.
Quando a gente pensa sobre a quantidade de tarefas que a gente acaba absorvendo, sempre aceitando aumentar a nossa lista de afazeres, muitas vezes subestimando prazos, fica mais fácil entender essa filosofia.
O tempo é um recurso finito e precisa ser bem aproveitado com aquilo que mais tem valor e importância para nós e, a ideia do autor é pensarmos justamente sobre o que, de fato, é essencial no dia a dia.
Por isso, escolher bem as tarefas e colocar limites para o que se pode alcançar com o tempo que se tem, é essencial para obter grandes resultados. E claro, para gerir bem a gestão de tempo na escola de maneira geral.
Já ouviu falar sobre a regra de 80/20? Ela está ligada ao princípio de Pareto, um economista e filósofo italiano, que defende que, se o seu trabalho tiver 20% de esforço é possível gerar até 80% de resultados, uma tese utilizada em diferentes meios.
Dizem que a ideia surgiu quando Pareto percebeu que 20% das ervilheiras do seu jardim geravam 80% das ervilhas. A partir daí, ele começou a perceber que, também, 20% das indústrias no seu país geravam 80% da riqueza. E 80% das terras pertenciam a 20% da população.
Essa generalização começou então a ser percebida também em algumas áreas da vida profissional – especialmente quando o assunto é produtividade. Afinal, se 20% dos seus esforços vão gerar 80% dos resultados, é essencial saber o que se enquadra dentro desses 20%.
Só assim vai ser possível priorizar e aprimorar as tarefas que mais impactam na sua rotina. Então, pela regra de Pareto, é possível que, ao resolver 20% dos problemas mais relatados por pais, alunos e colaboradores da sua escola, 80% dos conflitos acabem sendo resolvidos.
Portanto, o segredo para melhorar a gestão de tempo na escola é entender o que se enquadra dentro dos 20% mais impactantes na rotina conseguindo, assim, focar no que importa de verdade.
Para melhorar a gestão de tempo na escola, é essencial identificar os principais aspectos da rotina e das tarefas que devem ser priorizadas.
Se, por um lado, só você pode determinar o que é importante, por outro, existem diversas formas de garantir que essas tarefas sejam feitas de maneira rápida e eficaz. E é aí que entra o uso da tecnologia como uma forma inovadora de gerir o seu tempo e também o da sua equipe.
Sua escola já possui um aplicativo escolar que concentra diferentes informações relevantes para os pais? Com este tipo de recurso fica mais fácil enviar comunicados aos responsáveis, deixar lembretes sobre as provas, marcar reuniões, coletar feedbacks e muito mais.
Assim, as escolas e as famílias ficam conectadas a tudo o que está acontecendo, melhorando a sua comunicação e evitando desalinhamentos.
Com o uso da tecnologia, o atendimento da sua escola também pode ser impactado positivamente! Que tal centralizar todos os chamados em um só canal?
Para isso, a escola precisa definir qual será o seu canal oficial de comunicação, seja da escola toda ou de cada área. Assim, as equipes evitam responder diferentes canais ao mesmo tempo, como WhatsApp, ligações ou e-mails, além de evitar filas no balcão da secretaria.
Com a comunicação centralizada, o time ganha tempo e consegue ser mais ágil nas respostas. Ou seja, todos ganham e a sua equipe ainda consegue aumentar a produtividade.
Já imaginou ter um parceiro para auxiliar na parte financeira da sua instituição de ensino? O isaac, a maior plataforma financeira feita para escolas, pode ser o seu maior aliado nesse desafio.
Nossa solução garante o recebimento das mensalidades escolares mesmo que os responsáveis não tenham pago, gerindo a inadimplência de forma eficiente. Permitimos que nossos parceiros invistam tempo no que realmente importa: a missão de educar. Clique aqui e conheça as soluções do isaac para a sua escola!
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